Administratie & Boekhouding

Alles over jouw administratie & boekhouding.

De boekhouding is niets meer dan een vastlegging van alle financiële feiten van jouw onderneming. Het is een onderdeel van je administratie, deze omvat nog veel meer.

Wanneer je als kleine ondernemer je boekhouding bijhoudt zal het grofweg uit de volgende onderdelen bestaan:

  • Inkoop (hier boek je alle ontvangen facturen en bonnen in);
  • Verkoop (alle verkoopfacturen die je verstuurt naar jouw klanten);
  • Bank (alle bankafschriften);
  • Kas (indien van toepassing).

Wat hoort er allemaal bij je administratie?

Alles wat je vastlegt over jouw onderneming, hetzij op papier of in digitale vorm, hoort bij je administratie. Je ben wettelijk verplicht om de administratie zeven jaar te bewaren, zelfs een kladje moet je van de belastingdienst zorgvuldig opbergen. De volgende onderdelen behoren tot je administratie:

  • De boekhouding (alle ontvangen en verstuurde facturen, bankafschriften en, wanneer je een kassa gebruikt, de kasadministratie inclusief kassabonnen);
  • Contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
  • Agenda en afsprakenboek. Dit is vooral van belang voor kleine ondernemers en starters die moeten aantonen dat zij voldoen aan het urencriterium (in verband met de zelfstandigenaftrek);
  • Correspondentie met bijvoorbeeld opdrachtgevers en leveranciers;
  • Urenregistratie: dit is samen met een agenda/afsprakenboek erg belangrijk in verband met het urencriterium;
  • Kilometerregistratie. Van toepassing als de auto privébezit is en af en toe gebruikt wordt voor zakelijke ritten. Een rittenadministratie is ook verplicht als de auto op de balans van de zaak staat en er af en toe privé mee gereden wordt.

Welke eisen stelt de belastingdienst aan je administratie?

Zoals eerder gezegd ben je als ondernemer wettelijk verplicht om jouw administratie 7 jaar te bewaren, dit is de fiscale bewaarplicht. Er zijn uitzonderingen op deze regel, gegevens van onroerende zaken zoals je bedrijfspand moet je bijvoorbeeld 10 jaar bewaren.
Op basis van jouw administratie doe je de aangiften omzetbelasting. Voor de belastingdienst is het belangrijk dat deze aangiften snel en goed gecontroleerd kunnen worden. Zorg er daarom voor dat de administratie lang genoeg bewaard wordt, volledig is en binnen een redelijke termijn gecontroleerd kan worden.