Administratie voeren

Hoe voer ik een administratie?

Het voeren van een administratie is niet alleen een teken van een gezonde bedrijfsvoering, het is ook wettelijk verplicht. De Belastingdienst stelt geen gespecificeerde eisen aan een administratie maar volstaat met “een deugdelijke administratie te voeren op een manier die controlerende belastingmensen snel inzicht kan geven”. De administratie moet voor de belastingdienst zeven jaar bewaard blijven. De volgende zaken moeten in je administratie te vinden zijn:

  • De facturen (de inkomende inkoopfacturen en uitgaande verkoopfacturen.
  • Gegevens over uitgaven en ontvangsten, meestal per bank of giro.
  • Gegevens over de verhouding privé-zakelijk van goederen en diensten. Denk aan privé of zakelijk gebruik van een auto en bedrijfsruimte aan huis.

Wat zijn de eerste stappen bij het opzetten van een administratie?

  • Open een zakelijke rekening. Het is zeer aan te bevelen om de zakelijke administratie gescheiden te houden van de privé-uitgaven. Het is dus handig om een aparte giro- of bankrekening te hebben waarover alle zakelijke inkomsten en uitgaven lopen.
  • Regel met de Belastingdienst de aanvraag van een btw-nummer.
  • Maak een bakkensysteem voor inkomende en uitgaande documenten.
  • Zet een urenadministratiesysteem op. Dit dient om aannemelijk te maken dat je voldoet aan het urencriterium. Vul aan het eind van elke dag in hoeveel uur je besteed hebt aan welke bedrijfsactiviteiten (bijvoorbeeld: drie uur acquisitie, één uur administratie, twee uur gewerkt aan een bepaald project.

Hoe zet je een administratie op?
Iedereen heeft zijn eigen systeem, met een grotere of kleinere mate van chaos. Voor jezelf is enige mate van orde aan te bevelen, dit zou bijvoorbeeld een systeem kunnen zijn:

  • je bewaart je in- verkoopfacturen, bankafschriften, bonnetjes e.d. tijdelijk in de archiefbakjes.
  • bovenstaande verwerk je 2 x per maand in een boekhoudprogramma of excelsheet.
  • daarna verhuis je de documenten naar je ordner, welke onderverdeeld is door tabbladen (bijv. Inkoop, verkoop, bank, belasting).

En dan?
Een administratie die op deze manier geordend is, is geschikt om er de aangifte btw, de aangifte inkomstenbelasting en de jaarrekening op te baseren. Afhankelijk van de door ons gemaakte afspraken lever je de map aan het eind van ieder kwartaal bij ons in. Wij zullen dan zorgdragen voor verwerking van een en ander.

Mochten we hebben afgesproken dat je zelf de financiële mutaties verwerkt dan kan dit in ons boekhoudsjabloon welke je gratis ontvangt bij de start van onze samenwerking. Invullen hiervan lees je onder ‘instructies’. Stuur dan ook deze sheet op aan het eind van ieder kwartaal.

Voor meer informatie vraag onze starter-kit aan!