Vervoerskosten

Welke gemaakte kilometers kun je declareren?

Als ondernemer zijn zakelijk gereden kilometers aftrekbaar, maar hoe doe je dit met je auto, breng je deze zakelijk in of houdt je deze prive? En wat als je met het openbaar vervoer reist? Hier geven wij in grote lijnen een overzicht van de (on)mogelijkheden omtrent vervoerskosten.

Auto op de zaak of privé?

Je maakt hierbij een keuze voor zowel de inkomstenbelasting als voor de btw. Voor beide moet je beslissen of de auto tot privévermogen of ondernemersvermogen hoort.

Bovenstaande keuze is belangrijk omdat de aftrek van autokosten verschillend geregeld is voor privéauto’s en beroepsauto’s. Wanneer een auto tot het privévermogen wordt gerekend zijn de autokosten aftrekbaar voor een bedrag per zakelijk gereden kilometer. Wanneer de auto tot het beroepsvermogen wordt gerekend zijn alle werkelijke autokosten aftrekbaar, echter na vermindering van het privégebruik.

De keuze mag je maken bij de start van je praktijk, of bij de aankoop van de auto. De keuze ligt dan vast totdat je de auto vervangt. De belastingdienst verlangt een ‘bestendige gedragslijn’.
Als je de keuze wilt maken op basis van de fiscale uitkomst moet je dus echt verder kijken dan de situatie op het moment van aanschaf.

Vraag voor meer informatie over de auto onze starter-kit aan!

Reizen met openbaar vervoer

Wanneer je voor je werk met het openbaar vervoer reist, kun je deze kosten zakelijk opvoeren. Over openbaar vervoer wordt 6% BTW gerekend, dit BTW bedrag hoeft niet vermeld te worden op het trein- of buskaartje. Zorg bij voorkeur dat je deze kosten betaald met een pinpas van de zakelijke rekening. Op deze manier kun je tegenover de Belastingdienst verantwoorden dat het een zakelijke (trein)reis is geweest.

Maak je gebruik van een OV chipkaart?

Ook wanneer je je OV-chipkaart oplaadt kun je hierover BTW terugvorderen. Hier zijn echter wel een paar voorwaarden aan verbonden:
– Zorg dat je een persoonlijke OV-chipkaart hebt, in tegenstelling tot een anonieme kaart. Op een persoonlijke OV-chipkaart staan je naam, geboortedatum en een pasfoto.
– Maak een account aan op www.ov-chipkaart.nl en draai ieder jaar (na 1 maart) een jaaroverzicht uit met al je zakelijke reizen. Deze dien je voor de Belastingdienst te bewaren.

Natuurlijk is het bij reizen met openbaar vervoer altijd belangrijk om een afsprakenboek of agenda bij te houden. Dit als extra verantwoording voor de Belastingdienst zo kan er gemakkelijk achterhaald worden of bijvoorbeeld en treinrit zakelijk is geweest.

Kilometerregistratie

Met een kilometerregistratie kunt je aantonen dat er op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden. Ook voor het aantonen van je zakelijk gereden kilometers is het bijhouden van een kilometerregistratie noodzakelijk. De Belastingdienst stelt eisen aan de kilometerregistratie, bekijk deze hier.

Als de kilometerregistratie niet voldoet aan deze eisen of als er geen rittenregistratie is, dan moet er gekozen worden om het prive gebruik te verrekenen middels bijtelling.